カリフォルニア大学バークレー校ロースクールの弁護士助手が、増える一方の法的な事例記録を Bento で克服

法律には大量の書類がつきものです。事例記録のファイルは書類であふれ、法律事務所はその管理に膨大なリソースを費やしています。カリフォルニア大学バークレー校（前任地）ロースクールの弁護士助手、クリストファー・フェルカー氏は、ロースクールで扱うすべての書類を、もっと簡単に記録できる方法はないかと相談されました。フェルカー氏は司法省の職員弁護士として働いていたときに、Bento を使って訴訟ファイルの処理をおこなっていました。それで、Bento なら事例研究に役立ち、学生が迅速かつ効率的に情報にアクセスできるようになると考えました。フェルカー氏は機能を評価するために、Bento 4 を試用してみました。

フェルカー氏は次のように語ります。「事例記録の管理は、とても難しいことがあります。Bento を利用すれば、学生たちは書類、証拠、メモを記録しておくことができます。私が作った Bento ライブラリをもとに、それに変更を加え、学生ひとりひとりが独自の事例管理システムを作成できます。Bento は整理に並外れた力を発揮するツールです ―― 強力で、柔軟性に富んでいる上、簡単に使えます。」

スリムなシステム

フェルカー氏は、カリフォルニア大学バークレー校の国際人権ロークリニックのために、事例ファイルの管理を手伝っていました。クリニックではリソースに限りがあるため、WestLaw や LexisNexis などのオンライン法律データベースを通した事例管理システムを利用するしかありませんでした。フェルカー氏は、「システムはただ、私たちには大きすぎたのです」と語ります。「大規模な法律事務所用に作られているので、あまり柔軟性がありません。ロークリニックには 14 週間ほどの周期で次々に新しい学生がやってくるので、柔軟性に富み、覚えやすいシステムが必要でした。」

Mac の使用経験が長いフェルカー氏はまもなく Bento の新しい機能を見つけ、Mac OS との緊密な統合によって将来の成功は間違いないと確信しました。「驚くほど簡単に使えるアプリケーションで、ほとんど何でもできます。私はすぐ、クリニックに大きく役立つだろうと思いました。」

事例の記録

そこで早速、各クリニックに関連する法的な記録を集める Bento データベースを作成しました。「Bento を利用して、文書と証拠の場所を記録するカスタムデータベースを作ることができました。そのデータベースには、各事例に関するＥメールのやりとりも記録します」と、フェルカー氏は話しています。

使いやすいインターフェースのおかげで、セットアップの時間は最小限で済んだと、フェルカー氏は次のように語ります。「最初に、わずか数時間でデータベースをセットアップできました。新しい事例をライブラリに取り込むのにかかる時間は、10 分ほどです。」

さらに Bento 4 のライブラリをパスワードで保護し、機密情報の安全を守ることもできます。「この機能によって、事例情報へのアクセスを制限することができます。訴訟を扱うときには、とても重要なことです。文書にアクセスできるのは、その事例を担当している学生や教師だけになります。学期ごとにたくさんの人たちが関わることになる、実現可能な代替システムを開発するには、不可欠な要素でした。」

ファイルの整理

Bento は書類のファイルを整理するためにも有用なツールです。バークレー校に導入されたモジュールでは、「Bento の新しいラベルプリント機能が、バークレー校のすべてのクリニックに送られる手紙の管理にとても役立ちました」と、フェルカー氏は説明します。「ダイモのラベルマシンも考えましたが、Bento ならファイルのラベルにロゴや、もっと具体的な情報も入れることができました。Bento のレコードから一度にたくさんのラベルをプリントすることもでき、それぞれに個別の用品を調達する必要もなくなったので、コストを下げながら迅速に対応できるようになりました。」

講義の記録

フェルカー氏は、カリフォルニア大学の教授陣や運営関係者の他のメンバーにも、講義管理ツールとして Bento を使用するよう勧めています。フェルカー氏はロサンゼルス校に移動しましたが、バークレー校での経験から、助手が Bento データベースをセットアップし、学生の成績やメモなどを記録できることを知っています。「大勢の学生が、クリニックでの仕事に基づいた推薦状の作成を依頼してきます。Bento を使えば、クリニックでの仕事への参加状況と並行して学生の成績を見ることができます。そうすれば講師は具体的な情報を得られるので、学生たちが経験を法律の仕事に活かしたいと考えているときに、個々の学生に合った的確な推薦状を書くことができます。」

フェルカー氏にとって、Bento 4 はなくてはならない整理ツールになりました。バークレー校で出会った（そしてロサンゼルス校でも対応することになると予想される）記録には、不適当な形式のものが数多くあります。「Bento は、それらを詳細にわたって記録できるツール、誰でも利用でき、使い方も簡単なツールを提供してくれます。カリフォルニア大学が空前の財政危機に直面しているこの時期、Bento は私たちが仕事をする方法を、まちがいなく変えることができます。」